SECRETARIAT

Une assemblée générale repensée

L’assemblé générale est souvent abordée à la fin de la remise de résultats, alors nous devrions prendre plus de temps pour traiter certains points souvent essentiels pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Certains agriculteurs ont fait le choix d’y consacrer une séquence particulière ce qui permet de travailler plus en profondeur des  problématiques de fonctionnement.

Pourquoi un temps spécifique assemblée générale ?
Cela part d’un constat, la séquence de remise de résultats chez nos adhérents est très dense car de nombreux thèmes sont à aborder : l’économique et le financier dans un premier temps, puis une projection sur l’année suivante. L’aspect social, relationnel et organisationnel pourraient être encore plus travaillés mais les préoccupations  économiques et financières priment dans cet échange riche et chargé d’informations.
C’est pourquoi, certains adhérents conscients de la problématique, ont souhaité la mise en place d’une Assemblée générale déconnectée de la remise des résultats. Nous pouvons ainsi aborder en profondeur des sujets comme le partage du bénéfice, la rémunération du travail, l’évolution et le remboursement des comptes courants d’associés et d’autres thèmes choisis par les associés.

Comment se passe cette demie journée de travail animée par un conseiller CERFRANCE Alliance Comtoise ?
Les associés choisissent trois thèmes prioritaires parmi cette liste : (mais d’autres peuvent se rajouter) :
❙ Fonctionnement en cas de longue maladie ou de décès ;
❙ Organisation du travail et gestion du temps libre ;
❙ Relation financière entre la société et les associés ;
❙ Communication et prises de décision ;
❙ Stratégie de développement et d’investissement ;
❙ Prise en compte des responsabilités extérieures et indemnités ;
❙ Relations humaines entre les associés objectifs personnels et professionnels.

Puis, ils travaillent au préalable sur les trois points avec un questionnaire individuel pour mettre en évidence des améliorations. Ensuite, le conseiller CERFRANCE anime une réunion collective avec les associés en travaillant sur chaque thème. Il est important de préciser que les sujets abordés sont basés sur des faits, et non des opinions ou des ressentis. Ceci demande une approche positive. Nous identifions ainsi ensemble des dysfonctionnements et échangeons afin de trouver des améliorations.
Le but est d’éclairer certaines situations et d’avancer dans la solution tout en restant respectueux. En ce sens, le conseiller CERFRANCE instaure des règles du jeu pour que chacun puisse s’exprimer librement et être entendu. Ce rôle d’animateur est très important afin que les associés puissent trouver un consensus dans le respect, la compréhension et l’écoute. Il fait émerger les solutions, les clarifie et transforme les pistes proposées en plan d’actions concrètes. Notons que trois propositions  l’amélioration sur trois thèmes par an font déjà neuf actions à mettre en place et à suivre pour améliorer le quotidien et la sérennité au sein de la société.

De plus en plus d’adhérents ont changé leur manière d’aborder l’assemblée générale et procède chaque année de cette façon. Ils y voient un réel intérêt. Ils témoignent. C’est le cas du Gaec Carrey Guyat, à Déservillers.

Comment avez vous été amené à travailler sur votre fonctionnement et votre stratégie ?
Notre comptable nous l’a suggéré aux vues de notre exploitation. Nous nous sommes donc rendu à l’agence CERFRANCE proche de notre exploitation, en lieu neutre. Nous ne savions pas à quoi nous attendre. Un conseiller, différent de notre comptable, nous a envoyé au préalable un questionnaire permettant de préparer l’échange puis nous avons mis en commun nos réponses lors de la réunion qui a suivie.

Comment cette mise en commun s’est passée ?
C’est difficile de voir que l’autre n’a pas le même avis que soi. Le graphique qui  synthétise nos réponses montre bien nos différentes visions et nos points d’accord. Nous avons été critiques entre nous, choses que nous ne ferions pas sans une personne extérieure et neutre. Nous sommes allés loin dans l’échange, dans la démarche afin d’éclaircir les situations. On parle beaucoup au boulot, on échange sur des problèmes journaliers, mais on n’aborde jamais certains thèmes qui sont délicats (horaire de travail, organisation, vision de l’entreprise…). On a pu sortir la tête du guidon et poser nos valises pour prendre du recul. On définit rarement une stratégie et on ne parle pas tout le temps de certains problèmes qui agacent chacun.

Quelles sont les actions et les changements que vous avez mis en place ?
C’est beaucoup d’évolutions au niveau de l’organisation du travail et du temps libre. Aujourd’hui, nous sommes plus à 15 jours de vacances qu’à une semaine, nous travaillons un week-end sur deux. Nous avons également revu le travail du samedi. Nous avons embauché temporairement un salarié pour faire face aux pointes de travail et nos horaires ont été revus. Nous avons abordé le temps des deux associés qui étaient administrateurs à l’extérieur pour une meilleure organisation. Et désormais, nous faisons une réunion mensuelle le lundi matin. Nous regardons si les objectifs que nous
nous étions fixés sont atteints. Chaque mois, l’animateur de la réunion tourne et c’est à lui de préparer l’ordre du jour. On se rend compte que nos réunions sont de plus en plus structurées.

Referiez-vous cette prestation ?
Aujourd’hui, nous la reconduisons tous les ans car elle est toujours très utile. On recale la stratégie en fonction des évolutions. Les objectifs de chacun évoluent, les envies, les situations familiales changent. Les écarts de vision se creusent et on peut rapidement ne plus être sur la même longueur d’onde. Pour moi, c’est quand on pense que tout va bien qu’il faut le faire. Plus on en parle et on anticipe, moins on a de risques de tension. Les problèmes n’arrivent pas qu’aux autres. Si nous n’avions pas fait ça, nous aurions réglé certaines choses mais peut être plus tardivement et nous n’aurions pas abordé l’essentiel. Parfois, nous sommes persuadés d’avoir raison, mais il faut se remettre en question, sortir la tête du guidon. Cette réunion est pour nous un garde-fou et le moment de prendre du recul sur notre exploitation.

gg

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